Koncepcja zarządzania wiedzą jest postrzegana przez współczesne przedsiębiorstwa również jako element budowania przewagi konkurencyjnej. Dotychczas stosowane metody i strategie zdobywania przewagi konkurencyjnej (takie jak wprowadzanie nowych produktów i ciągłe doskonalenie procesów) stają się coraz mniej skuteczne, ponieważ produkty i procesy są łatwe do kopiowania i dostosowania do potrzeb konkurencyjnych przedsiębiorstw.
Ustrukturyzowana wiedza jest obecnie jednym z kluczowych aktywów każdego przedsiębiorstwa. To dzięki niej pracownicy mogą uzyskać szybki dostęp do niezbędnych informacji biznesowych, planów projektowych, wzorów dokumentów czy plików, nad którymi pracują grupy robocze.
Jak wykorzystywać posiadaną wiedzę?
Osoby zarządzające firmami zastanawiają się, jak wykorzystać doświadczenie i wiedzę, które firma już zdobyła, by w przyszłości wytworzyć lepsze procesy wytwarzania usług i produktów. Często bowiem rozwiązania dylematów pojawiających się w trakcie projektowania i produkcji wyrobów oraz realizacji usług powinny zostać w jakiś sposób zapisane, aby uniknąć skomplikowanej procedury dochodzenia do rozwiązania problemu za każdym razem, gdy się on pojawi.
Dzięki nowoczesnej technologii informacyjno-komunikacyjnej możliwy jest efektywny system zarządzania wiedzą. JADE wpisuje się w ten trend, dostarczając swoim klientom najnowocześniejszych rozwiązań do tworzenia baz wiedzy i obiegów dokumentów. W tym celu firma wykorzystuje sprawdzoną platformę Microsoft SharePoint.
Dzięki niej można łatwo rozszerzyć zarządzanie zawartością na każdego pracownika przetwarzającego informacje przez integrację ze znanymi narzędziami, takimi jak pakiet Microsoft Office System. Microsoft Share Point wspomaga firmy w następujących kwestiach:
- zarządzanie różną zawartością,
- spełnianie wymogów prawnych oraz dotyczących zgodności,
- wydajne zarządzanie wieloma witrynami sieci Web,
- usprawnianie procesów biznesowych.
Zarządzanie Dokumentami i Aktami
Oszczędzanie czasu i łatwe ponowne używanie informacji. Organizowanie i klasyfikowanie zawartości w obrębie scentralizowanego repozytorium dokumentów pozwala dostarczyć spójnych metod organizowania, kategoryzowania i szybkiego wyszukiwania właściwych informacji oraz przechodzenia między nimi.
Lepsza ochrona poufnych informacji. Opcje zintegrowanego zarządzania prawami przenoszone razem z dokumentami umożliwiają lepsze zabezpieczanie dokumentów. Prawa dostępu użytkownika mogą być przyznawane indywidualnie, a metadane można usunąć z dokumentu przed jego ostateczną publikacją.
Usprawnianie wspólnego tworzenia dokumentów. Wbudowane przepływy pracy dokumentów pozwalają inicjować i śledzić procesy oparte na dokumentach i współpracować przy ich tworzeniu bezpośrednio z poziomu programów pulpitu pakietu Microsoft Office System. Ważne alerty i informacje o zadaniach mogą być wyświetlane w dokumencie, co gwarantuje prawidłowe przeprowadzanie kroków przepływu pracy.
Poprawa zgodności z obowiązującym prawem i przepisami. Stosowanie zasad przechowywania, ochrony oraz kontroli w aktach firmy umożliwia zagwarantowanie poprawnego przechowywania akt.
Lepsze zabezpieczenie akt firmowych i innych ważnych dokumentów. Repozytorium o ulepszonych zabezpieczeniach pomaga zagwarantować, że akta są blokowane w stanie końcowym.
Usprawniony proces ujawniania dokumentacji na potrzeby postępowania sądowego.Pozwala zagwarantować, że informacje niezbędne w postępowaniu sądowym można uzyskać w opłacalny sposób i przedłożyć zgodnie z wymogami postępowania.
Zarządzanie Zawartością Sieci Web
Szybkie i proste tworzenie i publikowanie zawartości. Grupy w firmie mogą tworzyć i publikować zawartość sieci Web na czas dzięki łatwym w użyciu narzędziom do tworzenia i zintegrowanym przepływom pracy — przy minimalnym zaangażowaniu działu informatycznego.
Zachowywanie jednolitego wyglądu i sposobu działania wszystkich witryn sieci Web. Dzięki udostępnieniu zatwierdzonych stron wzorcowych i układów stron, które pozwalają na jednorazowe określenie oznakowania i sposobu nawigacji w witrynie, tak aby autorzy zawartości mogli używać ich ponownie, można łatwiej zachowywać spójność.
Niższe koszty wdrażania i zarządzania dla witryn sieci Web. Można wdrożyć pojedynczą, wielowarstwową infrastrukturę służącą do publikowania zawartości w witrynach intranetowych, ekstranetowych i internetowych.
Rozwiązania oparte na formularzach
Automatyzacja procesów biznesowych. Wiele prac wykonywanych ręcznie można zautomatyzować, używając usługi Windows Workflow Foundation.
Gromadzenie informacji za pomocą formularzy elektronicznych. Używając programu Microsoft Office InfoPath 2007, firmy mogą tworzyć formularze elektroniczne, które następnie są wdrażane w różnych kanałach, w tym w witrynach sieci Web, na urządzeniach przenośnych i zaawansowanych aplikacjach klienckich.
Szybkie wdrażanie rozwiązań opartych na formularzach i zarządzanie nimi. Szybkie wdrażanie uaktualnień równoległych rozwiązań opartych na formularzach pozwala zminimalizować przestoje. Stan wszystkich wdrożonych formularzy można wyświetlić w jednym widoku.
